タスク管理も簡単に！プロジェクト管理ツールの特徴や機能を徹底比較

企業において複数のプロジェクトが同時に進むことはよくあります。

プロジェクトが進むなかで「特定の人に業務負担が偏っている」「スケジュール通り進んでいるのかわからない」「担当者が割り振られず宙に浮いたタスクが見つかった」などの問題はありませんか？

プロジェクトを成功に導くためには、WEBプロジェクト管理ツールの導入が効果的です。

本記事では、プロジェクトを進行するための管理ができるツールをご紹介いたします。

プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理ツールとは、仕事におけるスケジュールや人的コスト、個々のタスクなどを管理するためのツールです。

複数のプロジェクトが並行している場合、Excelでの管理には限界があります。

入力の手間から最新情報にアップデートされていなかったり、個人のローカルにそれぞれ変更されたファイルを持ってしまって認識に相違が出たりしては、目標達成に向けて円滑に仕事を進める事ができません。

プロジェクト管理ツールを活用することで、仕事の割り振り・進捗やスケジュールをひと目で把握できるようになり、チーム内で共通認識を持って仕事を進めることが可能です。

WEBプロジェクト管理ツールやタスクツールの機能は？

WEBプロジェクト管理ツールには、ヒト・モノ・カネ・情報・時間を管理するためのさまざまな機能が備わっています。

「ヒト」の管理には、タスク管理・日報管理・グループウェアの機能があり、プロジェクトに参加するメンバーの業務を管理します。

「モノ」の管理には、在庫管理やプロセス管理の機能があり、特に製造業ではプロジェクトに関わる原材料などの管理が重要です。

「カネ」の管理には、予実管理・原価計算・購買管理などの機能があり、プロジェクトは予算内で実行しなければなりません。売上や開発が達成されても、予算を超過してはそのプロジェクトは失敗です。

「情報」の管理には、案件管理や顧客管理の機能があります。

社外から集まる情報やノウハウを蓄積し、メンバー間で素早く共有することで円滑なプロジェクト推進が可能になります。

「時間」の管理には、スケジュール管理・工数管理・ガントチャートなどの機能があり、プロジェクト推進の最重要課題は「時間の管理」と言っても過言ではありません。そのため、プロジェクト管理ツールにおいても最も各ツールの特徴が現れるのが時間管理のための機能です。

WEBプロジェクト管理ツールを導入するメリット

WEBプロジェクト管理ツールを導入するメリットは進捗確認・情報の一元管理・情報共有の3点です。

進捗確認

自分に割り振られたタスクの進捗の管理は簡単です。

しかし、複数人でプロジェクトを進める場合は、自分のタスクが他の人のタスクに影響したり、プロジェクト全体の進捗によってタスクの優先度が変わることもあります。

各自のタスクの進捗だけでなくプロジェクト全体の進捗を可視化することで、全員が効率よく仕事を進めることができます。

情報の一元管理

メンバーごとに割り振られたタスクを一箇所にまとめることで、プロジェクトのタスク全体を俯瞰することができます。

タスクの情報をバラバラに管理すると重複や抜け漏れが発生しやすいだけでなく、タスクに紐づくノウハウや周辺情報を取りこぼす危険があります。

情報共有

情報を一箇所に蓄積することで、全員が共通の情報を確認しながらプロジェクトを進めることができます。

認識の相違をなくすだけでなく、プロジェクトに影響のある情報をグループウェア機能などで簡単に共有することができます。

また、Excelやメールでの報告では、情報の書き方に個人差が出てしまいます。

プロジェクト管理ツールを利用すれば、それぞれの情報の入力箇所や単位が決まっているので、情報共有におけるトラブルを避けることが可能です。

プロジェクト管理ツールやタスクツールの選び方

プロジェクト管理ツールには多くの機能が備わっており、また、各ツールによって長所や特徴があります。

導入にあたって費用はもちろん重要ですが、それ以上にクラウド型かオンプレミス型のどちらにするのか、最も使いたい機能は何かという視点で選ぶことが重要です。

運用のために使える人員や環境、そしてそのプロジェクトにおける一番の課題を改めて整理しながら、プロジェクト管理ツールを選んでください。

クラウド型かオンプレミス型なのか

WEB上でベンダーがシステムを管理し、インターネット経由で利用するのが「クラウド型」。

一方、自社でシステム構築・運用し、PCやサーバーにインストールして利用するのが「オンプレミス型」です。

クラウド型は導入が簡単でコストも抑えられることがメリットです。

また、他者との情報のやり取りもスムーズに行うことができます。

オンプレミス型は自社で構築・運用するため、セキュリティリスクが低く、カスタマイズがしやすいことがメリットです。

さらに、インターネットの接続などに左右されることなく安定して利用することができます。

機能(ガントチャート、カレンダー、ツール、チャット、タスク管理など)

プロジェクト管理ツールには、ツールによってさまざまな機能があります。

そのため、プロジェクトであまり使わない機能が特徴のツールを選んでしまうと、導入の効果を得ることができません。

大人数での情報共有に課題があるのか、進捗確認に課題があるのか、タスクの重複や抜け漏れに課題があるのか、プロジェクト自体の問題点や過去の経験から必要な機能を洗い出しましょう。

例えば、プロジェクト全体の進捗確認に課題がある場合は、ガントチャートやカレンダー形式の工数管理の機能が必要です。

タスクの重複や抜け漏れに課題がある場合は、タスク管理機能や担当者の割り振り機能が必要でしょう。

大人数での情報共有に課題がある場合は、チャット機能や案件・顧客管理の機能が必要かもしれません。

特に重要な機能を考えることで、ツール選定に迷わずにすみます。

WEBプロジェクト管理ツールやタスクツールを大比較！特徴や機能などを徹底解説！

WEBプロジェクト管理ツール・タスクツールの特徴や機能を解説します。

各製品の概要を理解し、製品選定に役立ててください。

Redmine

https://redmine.jp/

RedmineはJean-Philippe Lang氏を中心とするNanocによって運営されているオープンソースソフトウェアのWEBプロジェクト管理ツールです。

クラウド型とオンプレミス型の両方があります。

タスク管理やガントチャート・ロードマップ・カレンダー機能があり、特にエンジニアのプロジェクト管理に多く使われています。

また、ドキュメント編集ができるWiki機能、SubversionやGitと連携できるリポジトリ機能、メンバーへの連絡に使えるニュース機能などがあります。

オープンソースソフトウェアのため、導入や利用費用は無料です。

サポート体制はありませんが、コミュニティでの情報交換・収集によって問題を解決することが可能です。

Backlog

https://backlog.com/ja/

Backlogは株式会社ヌーラボが提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

モバイル・タブレットアプリもあり、いつでもどこでもプロジェクトを管理することができます。

Backlogはチームのタスク管理と情報共有に特化した、コラボレーション重視のツールです。

Wikiによるドキュメント管理機能や共有ストレージによるファイル共有機能、チャットツール連携機能が特徴です。

機能が絞られているうえに、UIもシンプルに設計されているため、開発者だけでなくマーケティング担当や営業担当などの非IT部門の人も操作がしやすいでしょう。

国産ツールのため、日本語でのサポート体制が充実しています。

導入や有効活用に悩む企業向けに、個別の業務改善支援オプションもあります。

Jira Software

https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Jira Softwareはアトラシアン株式会社が提供するWEBプロジェクト管理ツールです。

クラウド型とオンプレミス型の両方があります。

豊富なレポート機能によってプロジェクトの状態を可視化し、リアルタイムに共有することができます。

また、ツールに登録された多数のタスクの中から目的のタスクを探すための検索・フィルター機能に優れています。

使いたい機能に応じたテンプレートがあらかじめ用意されているので、初めてWEBプロジェクト管理ツールに触れる人も活用しやすいでしょう。

困ったことがあった場合は、専用のお問い合わせポータルから連絡します。

ツールに関する要望や不具合の報告を報告するためのフィードバック機能もあります。

Asana

https://asana.com/ja

Asanaはアメリカに本社を置くAsanaが提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

Chrome拡張機能などの外部ツール連携やチャット機能も備わっています。

タスク管理ではリスト形式とカンバン形式の2種類のレイアウトが可能です。

拡張性の高さとレイアウト変更によって、プロジェクトに最適な管理を可能にします。

また、カレンダー表示機能があり、Google カレンダーへ同期できることも特徴です。

課題が見つかった際は「Asanaフォーラム」というコミュニティで質問することで、回答を得ることができます。

カスタマーサクセスチームによるトレーニングやウェビナーなどのAsanaアカデミーもあります。

Trello

https://trello.com/

Trelloはアトラシアン株式会社が提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

カンバン形式で付箋を貼るようにタスクを管理する方式は、プロジェクト管理ツール初心者にも使いやすいUIになっています。

直感的に操作でき、ツールの学習や運用コストを抑えることができます。

また、機能拡張のための無料プラグインが用意されており、ガントチャートの作成や予定時間の管理、Google カレンダーとの同期なども可能です。

サポート体制はコミュニティの活用とチャットでの問い合わせがあります。

Jooto

https://www.jooto.com/

Jootoは株式会社PR TIMESが提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

モバイル・タブレットアプリもあり、どのデバイスからでもプロジェクト管理を行えます。

日本語対応しており、直感的に操作できるUIになっているので、海外ツールに抵抗がある人におすすめです。

カンバン形式のタスク管理やガントチャート機能、CSVでのデータエクスポート、外部ツールとの連携が可能です。

エンタープライズプランではファイル容量やIP制限、シングルサインオン、導入コンサルなどのサポートを受けることができます。

エンタープライズプラン以外でも、問い合わせフォームからサポートを受けることができます。

Brushup

https://www.brushup.net/

Brushupは株式会社Brushupが提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

Burshupではあらゆるファイル形式に直接フィードバックを書き込める機能があり、イラスト・ウェブデザイン・動画・パンフレットなどのさまざまな制作物の管理に向いています。

また、Brushupを導入している企業同士であれば「企業間コラボレーション機能」の利用が可能です。

企業間コラボレーション機能は繋がりたい企業に対し申請を行い、外部企業のユーザーをプロジェクトに招待する機能です。

ゲストアカウントを発行し、ファイル共有やレビューを行うこともできます。

エンタープライズプランは電話でのサポートを受けることができ、それ以外のプランは問い合わせフォームによるサポートになります。

Brabio

https://brabio.jp/

Brabioはブラビオ株式会社が提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

20万社以上に導入されており、2018年時点でクラウドのプロジェクト管理ツールではシェアNo1となっています。

「プロジェクト管理ツールに慣れていない人でも簡単にガントチャートを作れる」ことがBrabioの特徴です。

専用ツールで作成がしやすく、ドラッグ&ドロップでタスクの入れ替えができるようになっています。

作成したガントチャートはExcel出力が可能です。

ガントチャートには達成率の表示やタスクリンク、マイルストーンの機能が搭載されています。

また、プロジェクト横断ビュー機能によって、誰が・いつ・何をやっているのかをひと目で確認でき、メンバーの業務量を明らかにすることが可能です。

サポート体制はメールでの問い合わせ受付となっています。

Wrike

https://www.wrike.com/ja/

Wrikeはアメリカに本社を置くWrike社が提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

Wrikeではタスクの形式を「リスト」「カンバン」「テーブル」の3種類から選ぶことができます。

プロジェクト進行中でも表示形式を変えることができるので、その時々に合わせた最適な形式でプロジェクトを管理することができます。

また、別途費用はかかりますが、追加できるアドオン機能が数多くあり、プロジェクトに合わせてカスタマイズが可能です。

アドオン機能にはリソース管理、レビュー機能、BIの追加、アクセス管理などがあります。

メールでのサポートの他、ウェビナーや学習資料・動画の公開によるサポートがあります。

InnoPM

https://www.innopm.com/

InnoPMは株式会社クラウドワークスが提供するクラウド型のWEBプロジェクト管理ツールです。

企業独自のプロジェクト項目が追加できるので、あらゆる形式のプロジェクトに対応できます。

選択形式・チェックボックスなどの入力種別の指定や、数値・日付・メールアドレスなどフォーマット指定が可能です。

ガントチャートのPDF出力やレポートのExcel・CSV出力機能は、データバックアップや会議の資料作成に役立ちます。

また、タスク管理やガントチャートといった一般的なプロジェクト管理ツール機能の他、プロジェクトごとの予算・売上・原価の管理や勤怠管理、日報登録機能など、さまざま情報をInnoPM上で管理できます。

電話サポートと問い合わせフォームによるサポートに対応しています。

WEBプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールの比較

ここでは、WEBプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールを一覧でご紹介いたします。

まとめ

プロジェクト成功のカギはスケジュール管理と情報共有です。

WEBプロジェクト管理ツールによってプロジェクト全体やメンバー個人個人のスケジュールを可視化し、必要な情報を素早く適切に共有することで、プロジェクトは成功に近づきます。

プロジェクトの成功はメンバーの満足度にも繋がります。

特定の人に業務が偏ったり、無理なスケジュールによる残業や、コミュニケーション不足による業務のやり直しなどを防ぐことができるからです。

「プロジェクト成功のために、今なにが課題になっているのか？」WEBプロジェクト管理ツールを導入する目的を考え、ツールの運用や学習コストを踏まえたうえで、最適なWEBプロジェクト管理ツールを選択してください。

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執筆者：阿部直記

株式会社ヒトノテの代表取締役COO。KLab株式会社、クラウドワークスを経て、株式会社ヒトノテへ。新規サービス/タイトルの立上げや企画、運営中案件の分析を行いながら改善しグロースさせるなど、事業作りを中心とした提案が得意です。

監修者：坪昌史

株式会社ヒトノテの代表取締役CEO。 エンジニアとしてキャリアスタートし、サイバーエージェントのSEO分析研究機関を経て、リクルートの横断マーケティング組織のマネージャー&全社SEO技術責任者を務める。その後、独立しSEOを中心としたクライアントの課題解決を行う。2017年、株式会社ヒトノテを創業し、様々な企業のウェブマーケティングの支援を行う。